Thông tư cập nhật, sử dụng, khai thác dữ liệu, thông tin của Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước.

Đối tượng áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức; người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động trong cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập (sau đây viết tắt là người lao động); các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (trừ Bộ Công an, Bộ Quốc phòng); Tòa án nhân dân các cấp; Viện kiểm sát nhân dân các cấp; Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Quốc hội; Kiểm toán Nhà nước; các tổ chức do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thành lập; Hội đồng nhân dân, UBND các cấp (sau đây viết tắt là bộ, ngành, địa phương).

Nguyên tắc thực hiện về công tác xây dựng và quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương là trách nhiệm của Bộ Nội vụ, bộ, ngành, địa phương, cán bộ, công chức, viên chức; được thực hiện thống nhất, đồng bộ, khoa học, phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin của từng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động, kể từ khi được tuyển dụng, ký hợp đồng lao động cho đến khi không còn làm việc tại các cơ quan nhà nước; bảo đảm sự thống nhất trong chỉ đạo, điều hành; tập trung tối đa nguồn lực, rút ngắn thời gian trong việc thu thập, chỉnh sửa, cập nhật thông tin cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong các cơ quan nhà nước.

Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương được lưu trữ, bảo mật, bảo đảm an ninh, an toàn thông tin theo quy định của pháp luật. Việc xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác tuân thủ các quy định của Đảng, pháp luật có liên quan và phù hợp với Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam; quy định về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước; các quy định về bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Dữ liệu của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động phải bảo đảm tính cập nhật, chính xác theo quy định của pháp luật. Dữ liệu của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động được quản lý theo độ hạn chế tiếp cận, mã hóa một số trường thông tin để bảo đảm bảo mật, an toàn thông tin trong công tác cán bộ. Việc xác định độ hạn chế tiếp cận của dữ liệu thực hiện theo quy định của Đảng, pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức.

Người được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức đồng ý bằng văn bản mới được truy cập, nghiên cứu, sử dụng và khai thác dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương theo quy định của pháp luật, trừ thông tin của cá nhân người đó hoặc pháp luật có quy định khác.

Không cung cấp thông tin qua hình thức văn bản đối với thông tin đã được khai thác qua hình thức kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin. Không yêu cầu khai báo lại các thông tin, dữ liệu đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc trong Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương, trừ trường hợp phục vụ cập nhật hoặc sử dụng cho mục đích xác minh, thẩm tra dữ liệu.

Về Chuẩn hóa thông tin đầu vào, quản lý thông tin, dữ liệu của Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương

- Đối với cán bộ, công chức, viên chức: Thống nhất sử dụng mẫu sơ yếu lý lịch tại Phụ lục kèm theo Thông tư này để chuẩn hóa thông tin đầu vào, quản lý thông tin, dữ liệu của Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương.

Đối với người lao động: Thống nhất sử dụng mẫu hợp đồng lao động (Phụ lục II) ban hành kèm theo Thông tư số 05/2023/TT-BNV ngày 03 tháng 5 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn mẫu hợp đồng dịch vụ và mẫu hợp đồng lao động đối với một số loại công việc trong cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập để chuẩn hóa thông tin đầu vào, quản lý thông tin, dữ liệu của Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương. Việc tạo lập, cập nhật dữ liệu đối với người lao động được thực hiện bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 2024.

Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương có trách nhiệm tạo lập tài khoản cá nhân cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động để cán bộ, công chức, viên chức, người lao động nhập liệu vào Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương. Cá nhân cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm truy cập vào tài khoản cá nhân đã được cấp để nhập thông tin của mình vào Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương; thông tin phải đầy đủ, thống nhất định dạng kỹ thuật, phản ánh đầy đủ, chính xác theo sơ yếu lý lịch/mẫu hợp đồng lao động đã được cấp có thẩm quyền quản lý xác nhận.

Đối với việc cập nhật thông tin, dữ liệu của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động do có thay đổi, hiệu chỉnh thì cá nhân có trách nhiệm cập nhật thông tin, dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương kèm theo bản số hóa của tài liệu đã được cấp có thẩm quyền xác nhận.

Người đứng đầu bộ, ngành, địa phương có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc cập nhật dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý từ Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương lên Cơ sở dữ liệu quốc gia thông qua việc kết nối, chia sẻ dữ liệu quy định tại khoản 2 Điều 12 Quy chế này; phê duyệt hoặc ủy quyền phê duyệt bằng ký số dữ liệu được cập nhật theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Quy chế này.

Về khai thác cơ sở dữ liêu quy định rõ Bộ Nội vụ sử dụng dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia để tổng hợp, phân tích đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động, tổ chức bộ máy, biên chế, vị trí việc làm và các nội dung khác thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; kết nối, chia sẻ dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia với các hệ thống thông tin khác phục vụ cơ quan nhà nước và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động khai thác thông tin theo quy định tại Quy chế này. Đối với Bộ, ngành, địa phương được khai thác, sử dụng dữ liệu tổng hợp, phân tích chung, dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của bộ, ngành, địa phương mình trong Cơ sở dữ liệu quốc gia; các dữ liệu này được chia sẻ mặc định từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương mình để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ. Đối với Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động được khai thác dữ liệu của mình; được truy cập, nghiên cứu, sử dụng và khai thác dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương khi cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đồng ý bằng văn bản theo quy định của pháp luật. Dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương khi được xuất theo định dạng văn bản điện tử, được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật thì văn bản điện tử đó có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

Tại Quy chế quy định rõ trách nhiệm như sau:

1. Đối với của từng của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động:

-  Chấp hành quy định tại Quy chế này và các quy định của Đảng, pháp luật, quy chế của cơ quan, đơn vị trong việc quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương.

- Chịu trách nhiệm cập nhật đúng, đủ, chính xác, kịp thời và bảo đảm tính xác thực của các dữ liệu, tài liệu cung cấp kèm theo dữ liệu cá nhân của mình trước pháp luật và trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cập nhật dữ liệu, thông báo kịp thời cho cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu khi có sự thay đổi hoặc có sai sót đối với dữ liệu mình cung cấp.

2. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức được giao thực hiện công tác quản lý Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương:

-  Chấp hành quy định tại Điều 5 Quy chế này.

-  Thông qua nghiệp vụ kỹ thuật, tổ chức việc bảo quản, lưu trữ cơ sở dữ liệu của cơ quan; kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu của cơ quan mình và Cơ sở dữ liệu quốc gia theo quy định pháp luật.

-  Cung cấp dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động chính xác, kịp thời theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền.

- Nghiên cứu, phát hiện các vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong cơ sở dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức và những vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý, báo cáo cấp có thẩm quyền quản lý cơ sở dữ liệu xem xét, xử lý.

- Đôn đốc việc hoàn thiện đầy đủ các trường thông tin trong dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị mình.

- Học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ công tác quản lý cơ sở dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức theo yêu cầu công việc.

- Chịu trách nhiệm bảo đảm bí mật, an toàn thông tin của Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương. Không tiết lộ, cung cấp thông tin tài khoản cơ quan, đơn vị và tài khoản người dùng nếu không được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền. Chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan, cấp có thẩm quyền về việc vi phạm các quy định về bảo đảm bí mật, an toàn thông tin.

- Trường hợp vi phạm các quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị sử dụng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động:

-  Quản lý tài khoản được phân cấp; cấp, hạn chế, mở rộng hoặc hủy quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu theo phân cấp quản lý.

- Tổ chức thực hiện quản lý dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo quy định tại Quy chế này và quy định của cấp có thẩm quyền. Chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác quản lý dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của cơ quan cấp trên.

-  Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong phạm vi quản lý. Tham mưu xem xét, xử lý vi phạm cơ quan, đơn vị, cá nhân không cập nhật dữ liệu, có sai phạm trong cập nhật dữ liệu và bảo quản cơ sở dữ liệu theo phân cấp quản lý.

- Thực hiện nhiệm vụ quy định tại khoản 1 Điều 7 Quy chế này theo phân cấp quản lý.

                         (Thông tư kèm theo)