Thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025 trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

Mục đích của Kế hoạch nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ để quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, đáp ứng yêu cầu xây dựng Chính quyền số, Chính phủ điện tử. Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước.

Theo đó, bảo đảm tối thiểu 85% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử; tối thiểu 90% lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng; tối thiểu 85% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất, chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).

Đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, bảo đảm có giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; thực hiện số hóa tối thiểu 35% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại Lưu trữ lịch sử có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4; bảo đảm Lưu trữ lịch sử có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

Tại Kế hoạch giao các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố: Thực hiện các nhiệm vụ được giao tại Kế hoạch này; chỉ đạo, triển khai chuyển tài liệu lưu trữ ở Kho lưu trữ hiện hành của các cơ quan, đơn vị, địa phương về Kho lưu trữ lịch sử tỉnh theo yêu cầu quản lý; tổ chức thực hiện ứng dụng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan, bảo đảm đầy đủ trang thiết bị phục vụ triển khai ứng dụng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan. Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử. Đồng thời, phối hợp Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và tài liệu  vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

 Bên cạnh đó, định kỳ, tổ chức đánh giá kết quả triển khai thực hiện ứng dụng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước (có thể lồng ghép trong báo cáo kết quả công văn thư, lưu trữ) gửi về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh, Bộ Nội vụ trước ngày 10/12 hàng năm.

Đối với Sở Tài chính có trách nhiệm cân đối ngân sách nhà nước hàng năm, chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị, địa phương liên quan thẩm định, đề xuất, bố trí kinh phí để thực hiện các nhiệm vụ có tính chất thường xuyên được đề ra tại Kế hoạch này và Đề án “Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống và lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn tỉnh, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.